Cuando se abordan proyectos de intervencin en procesos es comn que aparezcan trminos como optimizar, sistematizar y automatizar. En muchos casos, no se tiene total claridad de lo que significa cada uno de ellos y se pueden utilizar indistintamente, generando confusin, trayendo consigo una falta de alineacin en los objetivos y en lo que se pretende alcanzar. Con este breve artculo, buscamos dar claridad sobre estos trminos, con el fin de lograr intervenciones de procesos ms certeras.

En primer lugar, comenzaremos con optimizar, utilizando este trmino para indicar todas las acciones tendientes a lograr un mejor desempeo en la ejecucin de procesos y puede abarcar desde incluir nuevas tecnologas, hasta pasar por definir nuevas polticas, indicadores, puntos de control, redefinir las actividades a realizar hasta realizar ejercicios de simulacin que nos permitan entender el comportamiento de nuestro proceso bajo nuevas condiciones. Es importante sealar que una optimizacin, o en trminos coloquiales una mejora, puede desembocar en una sistematizacin o automatizacin, segn sea el caso.

Al hablar de sistematizar, nos referimos a la utilizacin de sistemas de informacin, tecnologas, apoyos informticos que permitan una ms eficiente y controlada ejecucin de las labores. Una sistematizacin puede involucrar cambios en el proceso, en las actividades y controles realizados, pero no es su enfoque principal, podramos mencionar que son cosas que se derivan del hecho de incorporar nuevas tecnologas. Al momento de sistematizar, es cuando aparecen opciones como los BPMS que tienen como foco principal al proceso y brindar una excelente opcin que permite la estandarizacin de los flujos de trabajo.

El foco principal de la sistematizacin es brindar al usuario final herramientas que le ayuden a la realizacin de sus labores y eventualmente se pueden incluir ciertos clculos, tareas, procedimientos de manera automtica como una manera de apoyar su labor, pero no es esencialmente su fin.

Finalmente automatizar, es la ejecucin de tareas de manera automtica, autnoma por parte de un sistema de informacin, tecnologa, con base a unos insumos o condiciones determinadas. En este punto estamos hablando de tecnologas como RPA (Robotic Process Automation), que permiten la ejecucin controlada de tareas en las cules la intervencin humana es ms limitada y se puede limitar a ciertos puntos de control o verificacin.

En resumidas cuentas, fruto de un ejercicio de optimizacin pueden surgir iniciativas que involucren una sistematizacin o automatizacin, pero no se limita a la incorporacin de nuevas tecnologas, puede incluir desde temas de carcter operativo y organizacional como definicin de nuevas polticas, hasta reorganizacin, incorporacin, supresin de puestos de trabajos o incorporacin de nuevas metodologas para la ejecucin de las labores. Al hablar de sistematizar y automatizar, estamos haciendo referencia a la incorporacin de tecnologas de informacin para apoyar la realizacin de las actividades del proceso, entendiendo que la automatizacin busca que tareas repetitivas y con reglas claras de ejecucin, puedan ser desarrolladas de manera autnoma por asistentes tecnolgicos, mientras la sistematizacin busca ofrecer a los usuarios finales plataformas tecnolgicas en las cules desarrollar de manera ms eficiente y controlada sus labores.