Los avances en procesos logrados a travs del estndar BPM han permitido a las organizaciones disear, simular, sistematizar y automatizar sus procesos bajo un lenguaje comn y unificado que logra desentraar las complejidades inherentes al quehacer de las compaas permitiendo alcanzar un alto valor agregado. As los procesos han visto una transformacin importante haciendo que las empresas reconozcan las ventajas de trabajar por procesos en un esfuerzo consciente por mejorar.

Lo anterior es un hecho que se viene dando en las organizaciones y cada da con mayor auge, no obstante lo anterior, muchas de estas compaas vienen notando como la constante del cambio implica ciclos de maduracin de los procesos mucho ms rpidos comparndolos, incluso, con la dcada anterior. Es en este vertiginoso cambio que se encuentran las empresas y la vida moderna el poder aplicar nuevos requerimientos a los procesos se vuelve hoy por hoy una necesidad indispensable.

Pero, a qu nos referimos cuando hablamos de aplicar nuevos requerimientos a los procesos?, se trata acaso de construir nuevos procesos e implementarlos dentro de las organizaciones? O acaso se trata meramente de la gestin del cambio? Realmente, nos referimos en este artculo a un tema ms ambicioso, se trata de permitir que un proceso que se est ejecutando y que la organizacin utiliza en su da a da cambie en tiempo real, cambie en vuelo. En otras palabras los cambios que se realicen al proceso deben ser aplicados a las instancias de proceso que en el momento del cambio ya se estn ejecutando.

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Estos cambios se denominan en vuelo precisamente porque el proceso se est ejecutando y requiere ajustes sin importar en qu etapa o actividad del proceso se encuentren las instancias del mismo.

Para efectos prcticos, suponga que usted es el piloto de un avin comercial, y que se dirige con destino al pas M. En medio de los preparativos, los pasajeros abordan y la aeronave se dispone a despegar segn el itinerario y la planeacin, hasta aqu no hay nada nuevo. Ahora suponga que en medio del viaje se le indica que el pas «M» ha entrado en una conmocin poltica y no se puede aterrizar all, que debe hacerlo en el pas J. Para ello, usted debe reajustar su plan de vuelo, y seguir una ruta diferente a la que se encontraba planeada, note que ya no puede deshacer el trecho volado, su nica opcin entonces ser hacer lo mejor posible para que de la forma ms rpida, segura y econmica llegue a su nuevo destino. Este cambio de destino es lo mismo que le pasa a los procesos cuando cambian en vuelo.

Es importante aclarar que este tipo de cambios presentan una gran dificultad tcnica incluso puede que hayan ciertos cambios virtualmente imposibles de lograr o que impliquen demasiados costos o tiempos; es labor del equipo de tecnologa y de procesos tomar acciones tendientes a que estos cambios se logren con el menor impacto para los usuarios y actores del proceso (los pasajeros en nuestro ejemplo del avin).

Finalmente, es propio mencionar algunos ejemplos de cambios que se pueden considerar para los procesos en vuelo:

  • Cambiar una decisin y que los procesos tomen rutas dependiendo de otras condiciones diferentes a las originalmente planteadas.
  • Agregar una tarea en el flujo de proceso que gestione datos de una forma adicional a la que se vena haciendo.
  • Suprimir una tarea del flujo de proceso.
  • Agregar un nuevo actor al proceso.
  • Cambiar las salidas del proceso permitiendo tener otros artefactos de salida, ya sea, produciendo unos nuevos o aplicando un cambio de forma sobre los artefactos existentes.

 

Cuando implemente sus procesos BPMS le recomendamos tener presente los cambios y los tipos de cambios soportados por su motor de procesos, adems referir claramente si estos cambios sern necesarios aplicarlos o no en vuelo.

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