Los avances en procesos logrados a través del estándar BPM han permitido a las organizaciones diseñar, simular, sistematizar y automatizar sus procesos bajo un lenguaje común y unificado que logra desentrañar las complejidades inherentes al quehacer de las compañías permitiendo alcanzar un alto valor agregado. Así los procesos han visto una transformación importante haciendo que las empresas reconozcan las ventajas de trabajar por procesos en un esfuerzo consciente por mejorar.
Lo anterior es un hecho que se viene dando en las organizaciones y cada día con mayor auge, no obstante lo anterior, muchas de estas compañías vienen notando como la constante del cambio implica ciclos de maduración de los procesos mucho más rápidos comparándolos, incluso, con la década anterior. Es en este vertiginoso cambio que se encuentran las empresas y la vida moderna el poder aplicar nuevos requerimientos a los procesos se vuelve hoy por hoy una necesidad indispensable.
Pero, ¿a qué nos referimos cuando hablamos de “aplicar nuevos requerimientos a los procesos”?, ¿se trata acaso de construir nuevos procesos e implementarlos dentro de las organizaciones? ¿O acaso se trata meramente de la gestión del cambio? Realmente, nos referimos en este artículo a un tema más ambicioso, se trata de permitir que un proceso que se está ejecutando y que la organización utiliza en su día a día cambie en tiempo real, cambie “en vuelo”. En otras palabras los cambios que se realicen al proceso deben ser aplicados a las instancias de proceso que en el momento del cambio ya se están ejecutando.
Lea también: Importancia de la Transformación Digital
Estos cambios se denominan “en vuelo” precisamente porque el proceso se está ejecutando y requiere ajustes sin importar en qué etapa o actividad del proceso se encuentren las instancias del mismo.
Para efectos prácticos, suponga que usted es el piloto de un avión comercial, y que se dirige con destino al país M. En medio de los preparativos, los pasajeros abordan y la aeronave se dispone a despegar según el itinerario y la planeación, hasta aquí no hay nada nuevo. Ahora suponga que en medio del viaje se le indica que el país «M» ha entrado en una conmoción política y no se puede aterrizar allí, que debe hacerlo en el país J. Para ello, usted debe reajustar su plan de vuelo, y seguir una ruta diferente a la que se encontraba planeada, note que ya no puede deshacer el trecho volado, su única opción entonces será hacer lo mejor posible para que de la forma más rápida, segura y económica llegue a su nuevo destino. Este cambio de destino es lo mismo que le pasa a los procesos cuando cambian “en vuelo”.
Es importante aclarar que este tipo de cambios presentan una gran dificultad técnica incluso puede que hayan ciertos cambios virtualmente imposibles de lograr o que impliquen demasiados costos o tiempos; es labor del equipo de tecnología y de procesos tomar acciones tendientes a que estos cambios se logren con el menor impacto para los usuarios y actores del proceso (los pasajeros en nuestro ejemplo del avión).
Finalmente, es propio mencionar algunos ejemplos de cambios que se pueden considerar para los procesos “en vuelo”:
- Cambiar una decisión y que los procesos tomen rutas dependiendo de otras condiciones diferentes a las originalmente planteadas.
- Agregar una tarea en el flujo de proceso que gestione datos de una forma adicional a la que se venía haciendo.
- Suprimir una tarea del flujo de proceso.
- Agregar un nuevo actor al proceso.
- Cambiar las salidas del proceso permitiendo tener otros artefactos de salida, ya sea, produciendo unos nuevos o aplicando un cambio de forma sobre los artefactos existentes.
Cuando implemente sus procesos BPMS le recomendamos tener presente los cambios y los tipos de cambios soportados por su motor de procesos, además referir claramente si estos cambios serán necesarios aplicarlos o no “en vuelo”.
