Para muchos agricultores sería un sueño que de un mismo árbol salieran peras, manzanas y cerezas, sin embargo, la genética no ha llegado hasta esos avances. Mientras tanto, en TI, existen todo tipo de sistemas que ofrecen diversas funcionalidades para muchas áreas de la organización. Sólo se tiene que reconocer el potencial que hay en ellas para sacar el mayor provecho.
Sembrar BPMS en una empresa
La gestión de procesos de negocio también conocida como BPMS no trata solo sobre modelar los procesos de negocio y hacerles seguimiento para saber lo que está sucediendo. La tecnología actual es suficientemente flexible y soporta más allá de los casos típicos como la gestión de las PQRS o las órdenes de compra. Tener la herramienta adecuada permite optimizar una gran variedad de procesos, incluyendo aquellos que son específicos para su empresa.
Muchas veces la selección de la herramienta BPMS es reducida en muchos casos a sus aspectos técnicos y funcionales, sin embargo, en la mayoría de los casos de éxito de la aplicación no depende del proceso de aceptación final, sino en la satisfacción de los usuarios finales. Por lo tanto, los factores más importantes que se deberían tener en cuenta son la sencillez de la interfaz y la usabilidad diaria.
El éxito depende realmente de la aceptación y gusto final por parte de los usuarios, si van a utilizar y reconocer el BPMS como facilitador de sus labores diarias, en lugar de sentirlo como una obligación. Si los usuarios están convencidos de transferir el trabajo al BPMS, la empresa va a encontrar nuevas oportunidades para optimizar nuevos procesos de negocio.
BPMS se traduce en beneficios
Implementar un BPMS dentro de una organización no solo simplifica el flujo de trabajo y mejora la gestión de los documentos. Como solución también permite responder las siguientes preguntas que proporcionan una base sálida para gestionar mejor los procesos y tareas: qué pasa con un documento quién es el responsable qué sigue después de esa etapa quién más necesita estar involucrado para finalizar la tarea cuánto tiempo tomar y por qué? Teniendo las respuestas, las organizaciones pueden optimizar de manera eficaz y acortar la duración de cada actividad en el proceso.
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El mismo árbol, una nueva rama
El resultado natural de la aplicación de BPMS es que los procesos se superponen y se complementan entre sí. Por ejemplo, si la optimización del proceso de cuentas por pagar fue una prioridad durante la fase inicial de implementación, más adelante se puede optimizar también el proceso de compras. De este modo, no sólo las facturas van a ser dirigidas a las personas correctas para su aprobación, sino que también van a ser debidamente registradas en el sistema; de esta forma se sabrá qué se compró, qué hace falta, que está pendiente, etc.
Es importante que luego de hacer la primera optimización no se pare, es necesario continuar y examinar cuál de los otros procesos se podrían intervenir y cuál es el que genera mayor beneficios en el corto plazo.
Comienza con sembrar tu primer proceso
La implementación del Sistema de Gestión de Procesos de Negocio puede ser una inversión exitosa que no requiere de la intervención de todos los procesos a la vez. La práctica demuestra que la aplicación del primer proceso da la oportunidad de explorar las posibilidades del sistema, convencer a los usuarios de su importancia, y como resultado, de manera eficiente se inicia con éxito la ejecución de otros procesos de negocio.
Es así como un BPMS es una solución que permite lograr la eficiencia de una empresa, pues sus beneficios se van expandiendo hasta lograr conectar todas las áreas o departamentos de una organización, permitiendo a la compañía mantener un control de los procesos desde una sola herramienta. Lo cual resulta más fácil y menos costoso. En palabras sencillas un árbol sale más económico de mantener que todo el jardín.
