Para muchos agricultores sera un sueo que de un mismo rbol salieran peras, manzanas y cerezas, sin embargo, la gentica no ha llegado hasta esos avances. Mientras tanto, en TI, existen todo tipo de sistemas que ofrecen diversas funcionalidades para muchas reas de la organizacin. Slo se tiene que reconocer el potencial que hay en ellas para sacar el mayor provecho.

Sembrar BPMS en una empresa

 

La gestin de procesos de negocio tambin conocida como BPMS no trata solo sobre modelar los procesos de negocio y hacerles seguimiento para saber lo que est sucediendo. La tecnologa actual es suficientemente flexible y soporta ms all de los casos tpicos como la gestin de las PQRS o las rdenes de compra. Tener la herramienta adecuada permite optimizar una gran variedad de procesos, incluyendo aquellos que son especficos para su empresa.

Muchas veces la seleccin de la herramienta BPMS es reducida en muchos casos a sus aspectos tcnicos y funcionales, sin embargo, en la mayora de los casos de xito de la aplicacin no depende del proceso de aceptacin final, sino en la satisfaccin de los usuarios finales. Por lo tanto, los factores ms importantes que se deberan tener en cuenta son la sencillez de la interfaz y la usabilidad diaria.

El xito depende realmente de la aceptacin y gusto final por parte de los usuarios, si van a utilizar y reconocer el BPMS como facilitador de sus labores diarias, en lugar de sentirlo como una obligacin. Si los usuarios estn convencidos de transferir el trabajo al BPMS, la empresa va a encontrar nuevas oportunidades para optimizar nuevos procesos de negocio.

BPMS se traduce en beneficios

 

Implementar un BPMS dentro de una organizacin no solo simplifica el flujo de trabajo y mejora la gestin de los documentos. Como solucin tambin permite responder las siguientes preguntas que proporcionan una base slida para gestionar mejor los procesos y tareas: qu pasa con un documento? quin es el responsable? qu sigue despus de esa etapa? quin ms necesita estar involucrado para finalizar la tarea? cunto tiempo tomar y por qu? Teniendo las respuestas, las organizaciones pueden optimizar de manera eficaz y acortar la duracin de cada actividad en el proceso.

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El mismo rbol, una nueva rama

 

El resultado natural de la aplicacin de BPMS es que los procesos se superponen y se complementan entre s. Por ejemplo, si la optimizacin del proceso de cuentas por pagar fue una prioridad durante la fase inicial de implementacin, ms adelante se puede optimizar tambin el proceso de compras. De este modo, no slo las facturas van a ser dirigidas a las personas correctas para su aprobacin, sino que tambin van a ser debidamente registradas en el sistema; de esta forma se sabr qu se compr, qu hace falta, que est pendiente, etc.

Es importante que luego de hacer la primera optimizacin no se pare, es necesario continuar y examinar cul de los otros procesos se podran intervenir y cul es el que genera mayor beneficios en el corto plazo.

Comienza con sembrar tu primer proceso

 

La implementacin del Sistema de Gestin de Procesos de Negocio puede ser una inversin exitosa que no requiere de la intervencin de todos los procesos a la vez. La prctica demuestra que la aplicacin del primer proceso da la oportunidad de explorar las posibilidades del sistema, convencer a los usuarios de su importancia, y ??como resultado, de manera eficiente se inicia con xito la ejecucin de otros procesos de negocio.

Es as como un BPMS es una solucin que permite lograr la eficiencia de una empresa, pues sus beneficios se van expandiendo hasta lograr conectar todas las reas o departamentos de una organizacin, permitiendo a la compaa mantener un control de los procesos desde una sola herramienta. Lo cual resulta ms fcil y menos costoso. En palabras sencillas un rbol sale ms econmico de mantener que todo el jardn.

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