¿Qué es la automatización de procesos BPM? Aquí te contamos todo lo que debes saber sobre el modelo de gestión sobre el cuál puedes optimizar el funcionamiento de tus procesos. Además, te explicamos qué conlleva este para tu empresa, cómo funciona y qué procesos concibe automatizar.  

¿Qué es BPM?  

BPM son las siglas de Business Process Management, o Gestión por Procesos de Negocio en español. Este se refiere al conjunto de mecanismos, herramientas, tecnologías y formas en las que se realiza la gestión de los procesos de una empresa. El BPM se sustenta en una gestión por procesos empresariales integrados coan un sistema tecnológico para combinar las metodologías de proceso con las de gobierno.  

Conoce más sobre BPM aquí: ¿Qué es el BPM? 

¿Qué es la RPA? 

La RPA significa, por sus siglas en inglés, Automatización Robótica de Procesos. Este hace referencia a todos aquellos procesos dirigidos a la implementación y programación de software inteligentes o “robots” de software que imitan y replican las acciones de los usuarios humanos. Esta tecnología se ha logrado instaurar en una amplia gama de industrias en las que las personas realizan tareas de manera repetitiva y en las que por medio de la Automatización Robótica de Procesos (RPA) se pueden simplificar y optimizar -sin cometer error alguno- los procesos.  

En este sentido, la RPA significa la utilización de robots para imitar las acciones de los humanos y realizarlas de forma repetitiva. El principal rol de la RPA es reemplazar el trabajo humano por sistemas o robots automáticos que tomen menos tiempo y recursos en realizar la misma tarea. 

RPA y BPM  

Entendiendo el RPA como el término por el que se define la utilización de sistemas de automatización para procesos empresariales, seguro que debes estarte preguntando por su relación con la metodología BPM.  

Bueno, pues, en primer lugar, es importante aclarar que estos no son términos mutuamente excluyentes. La implementación de un modelo BPM y la utilización de herramientas de RPA puede ser complementaria y, en realidad, ampliamente beneficiosa para la empresa.  

Mientras que, en una mano, el modelo de automatización BPM busca la definición de flujos de trabajo genéricos, la tecnología RPA se aplica de forma específica para un subproceso. Es decir, el BPM se aplica para gestionar un proceso operacional general de la empresa en donde se deben articular los trabajos entre los diferentes sistemas y personas. Mientras que, la RPA utiliza un robot de software para reemplazar el trabajo específico y repetitivo que en otras ocasiones realiza un humano.  

Para entender la relación simbiótica de estos dos, vale la pena poner en perspectiva el uso de la RPA. Esta tecnología solamente puede ser utilizada para aquellas tareas manuales que son altamente repetitivas y que poco o nada cambian a lo largo del tiempo. En este sentido, se usa para: contabilidad, procesos de conciliaciones bancarias, conciliaciones inter-compañias, procesos de causación, procesos de cargue y descargue de información, etc.  

Así siendo, el BPM, entendida como una metodología holística, puede hacer uso de herramientas de RPA y también de sistemas de automatización propias.  

Las posibilidades de interconexión son tales, que hoy incluso se habla sobre Automatización Inteligente, en donde se combinan el BPM, la RPA y la IA para crear procesos automatizados más avanzados.  

¿Qué procesos se pueden automatizar en un modelo BPM?  

A continuación, te contamos algunos de los mejores proceso para automatizar que debes tener en cuenta en la aplicación de estrategias de BPM que busquen optimizar tus procesos.  

Relacionamiento con los clientes: De los procesos principales más importantes para una empresa se encuentran aquellos directamente relacionados con el cliente y su experiencia. A través de una buena customer experience se puede asegurar la fidelización del cliente y una continuidad en el servicio o compra del producto. Hoy, uno de los principales hábitos de consumo del cliente depende de la agilidad y velocidad en el manejo de Quejas y reclamos y la efectividad para responder a sus preguntas. Por eso, implementar sistemas que agilicen los tiempos de respuesta en la relación empresa-cliente, es una obligación para la era digital. Esto se puede hacer a través de:  

  • Chatbots: Crear un sistema de software que pueda dar información unificada al cliente en poco tiempo y de forma automática.  
  • Correspondencia: Implementar un sistema automatizado de gestión de la correspondencia que redirija las entradas de la empresa hacia el lugar óptimo para su respuesta. De esta forma se puede, radicar, indexar, distribuir y responder a correspondencia en poco tiempo y así mejorar la experiencia de quien la radica.  
  • PQRSF: El proceso de radicación, asignación, distribución, respuesta, revisión y calificación de las entradas de Preguntas, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones puede ser automatizado para impulsar la velocidad de la información.  

Procesos contables: En realidad, los procesos del servicio contable son de los más automatizados a través de herramientas de RPA. En estos, se busca eliminar casi por completo la intervención humana de subprocesos relacionados con la contabilidad empresarial. La razón es la mecanicidad de estos procesos que los hace perfectos para la aplicación de softwares de robot.   

  • Causación: Se puede aplicar un sistema automático de reconocimiento de recibos y su respectiva causación con otras compañías o causación bancaria.  
  • Cuentas por pagar: Se puede crear un sistema automatizado de recepción, aprobación, auditoría y pago de cuentas por pagar a los proveedores y acreedores de la empresa.  

Beneficios de la automatización  

  1. Libera potencial humano  

Automatizando aquellas tareas manuales y repetitivas puedes estar seguro de que el potencial humano de tu empresa está siendo aprovechado al máximo. En tanto los robot de software toman bajo su operación aquellas tareas automatizables, los humanos enfocan su energía en los procesos que producen valor agregado para la organización.  

  1. Mejora la experiencia de cliente  

En un mundo virtualizado, la velocidad es un requerimiento esencial para los usuarios. Esta regla es la línea diferenciadora entre una experiencia de cliente positiva y una negativa. Automatizando los procesos empresariales relacionados con la experiencia del cliente, la empresa puede estar segura de estar respondiendo a esta necesidad humana producto del mundo online.  

  1. Controla mejor los procesos más importantes  

Mediante el control y el monitoreo adaptativo, la empresa puede eliminar aquellos errores que antes eran producidos por los humanos, a la vez que asegura la obtención de resultados en tiempos estrictamente determinados. En este sentido, la empresa mejora la calidad y la homogeneidad de los productos ofrecidos.  

  1. Reduce los costos  

La automatización, indudablemente, produce una amplia reducción en aquellas tareas que requieren poco conocimiento de fondo y producen poco valor añadido. Utilizando un software, la empresa reduce el costo de llevar a cabo estas funciones del back-office, mientras optimiza la inversión en talento humano.  

  1. Impulsa la flexibilidad de la empresa 

Los software proporcionan flexibilidad y adaptabilidad a la empresa ya que son reprogramables frente al cambio. De esta forma, implementar una nueva tarea automática dentro de la cadena de producción no requiere horas o días de entrenamiento de un humano, sino un reajuste del software automatizado.