Durante varias reuniones, he sido consultado sobre cmo sacar el mayor provecho de BPM al interior de las compaas que nos invitan a participar del debate. He escuchado diferentes formas de afrontar este reto por parte de colegas y clientes que se han embarcado en esta gran hazaa: optimizar procesos a travs de tecnologas y metodologas tipo BPM.

Iniciemos por aclarar que comprar una herramienta tipo BPMS no quiere decir que la compaa est en el nivel de madurez requerido para poder pensar en la implementacin de BPM como sistema de gestin y mucho menos que el pagar varios miles de dlares por la plataforma le vaya a solucionar sus problemas de la noche a la maana, sin contar con el hecho de que usar un modelador en notacin BPMN a veces confunde a los colaboradores con su competencia de disear y automatizar procesos. Por eso, encontramos proyectos BPM de duracin extendida que se caen al final porque el tiempo de implementacin consume ms recursos que los ahorros pronosticados, sin contar el desgaste del equipo o el caos que se genera en caso de salir en produccin sin haber diseado correctamente un proceso para una plataforma de este tipo.

Cuando una organizacin adquiere una plataforma BPMS, debe evaluar adems de los famosos beneficios (flujos que toman vida, integracin de sistemas, medicin en tiempo real, entre otros), factores como soporte, acompaamiento, cultura organizacional, compromiso de la direccin y sobre todo entender qu es BPM (Business Process Managment) antes de iniciar.

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BPM es una filosofa, una disciplina de gestin que iniciar permeando reas y terminar por gobernar la organizacin. Obviamente, al ser un cambio radical en la cultura y capacidades organizacionales, debe hacerse por fases, buscando generar valor tangible y logrando victorias tempranas, a la vez que la organizacin adopta las buenas prcticas y genera nuevos hbitos en sus colaboradores; pero bien, no demos ms vueltas y respondamos la pregunta con la que iniciamos esta discusin:

Cmo hago para sacar el mayor provecho a BPM al interior de mi empresa?

 

  1. Estudie primero que es BPM y cmo funciona: Al igual que cualquier cosa en la vida, solo se puede aplicar adecuadamente, lo que correctamente se entiende, por eso tmese el tiempo requerido para preguntar, leer y observar qu es, cmo funciona y por qu existe BPM, antes de iniciar algn proyecto.
  2. Reconozca las capacidades y nivel de madurez en procesos de su compaa: BPM es una disciplina, as que requiere ir madurando y adquiriendo habilidades y competencias antes de ver todo su potencial en accin, por eso es importante que revise las capacidades que tiene su organizacin frente a lo requerido por la disciplina, esto delinear el camino a seguir para poder llegar a optimizacin y excelencia en procesos.
  3. Estructure un equipo al interior que este formado en BPM: Los procesos de una organizacin responden a la cultura de la misma, por ende, si desea que BPM se vuelva realidad, debe formar equipos de transformacin al interior que entiendan la disciplina e inicien un trabajo proactivo hacia la mxima productividad y eficiencia de los procesos de la organizacin.
  4. Inicie desde lo que genere valor y no sea crtico: Es comn encontrar que usamos BPM para atender procesos de misin crtica simplemente porque el ROI es mucho ms rpido de lograr; no queriendo decir que est mal hacerlo as, solo pregntese: Qu tal si el proceso no funciona como deseaba? Si me equivoco en el diseo? Si la organizacin se toma ms tiempo del esperado en adoptar la nueva solucin? Bueno, eso puede pasar y la idea es que, sisucede, no se pare la compaa.
  5. Genere hbitos de medicin y control: No solo es disear el proceso y sistematizarlo/automatizarlo en la plataforma BPMS, tambin se deben generar hbitos de revisin de indicadores, entendimiento de los mismos, control sobre bandejas de tarea, auditora y evaluacin de comportamiento de procesos y usuarios, esto permitir que los procesos evolucionen mucho ms rpido.
  6. Entienda que esperar de BPM y como obtenerlo: Un BPMS, aunque es una plataforma robusta, no es una lmpara mgica ni una bola de cristal, por eso es importante poder reconocer qu tecnologa aplicar en un proceso y donde podr ir un BPMS y dnde es preferible que se integre tecnologa mucho ms adecuada que atienda la necesidad. BPMS es una capa de orquestacin que permite integrar y controlar la informacin, las personas y la tecnologa a travs de flujos de trabajo, no caiga en la tentacin de usarlo como fbrica de desarrollo de software a la medida (aunque en ocasiones aplica y funciona mucho mejor).
  7. Nunca pare: Los procesos nunca se detienen, se mantienen en constante cambio y evolucionan de acuerdo al mercado y condiciones internas de la organizacin; BPMS es una plataforma que les permitir ser ms giles en el aseguramiento y sistematizacin de esos nuevos procesos, por ende, su organizacin una vez est comprometida con BPM como filosofa de gestin, nunca se detendr de revisar, proponer, automatizar, medir y mejorar los procesos tanto nuevos como existentes.

En conclusin, BPM es una disciplina que le permitir a su compaa ser ms competitiva a partir de la obsesin por la productividad y eficiencia de sus procesos y el compromiso de sus colaboradores en ser mejores cada da, no buscando corregir errores, sino proponiendo mejores soluciones todos los das sin necesidad de apagar incendios.

Si les parece til este artculo, les agradecera dejar sus comentarios al final, en caso que no estn de acuerdo o su punto de vista sea diferente, estaremos encantados de escuchar su opinin frente a lo expuesto aqu y abrir un debate constructivo donde podamos generar conocimiento a partir de la experiencia de todos los que da a da trabajamos para hacer de los procesos, eso que deseamos cuando vamos a una clnica, o a una entidad de gobierno o cuando nos quejamos frente a un servicio.

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