Cuando se hacen flujos para ser automatizados con un BPMS nos enfrentamos a disear interfaces de trabajo para el usuario final e integraciones con otros sistemas, entre otras cosas. Son estos dos elementos el foco de este artculo, se plantearn situaciones que se presentan con frecuencia al automatizar un proceso de negocio y que debemos tener en cuenta para sortearlas de la mejor forma posible.

Bien se sabe, que al automatizar muchos de los formatos fsicos que hacen parte del proceso, pasan a ser formularios inmersos dentro de la solucin BPMS, estos formularios frecuentemente contienen tablas y campos tipo lista desplegable conectadas a bases de datos para garantizar la calidad de los datos. Estos dos elementos se deben utilizar con cuidado y siempre pensando en cmo va a ser su funcionamiento una vez el modelo est en produccin, porque pueden pasar desapercibidos ciertos factores que finalmente terminarn afectando la percepcin de calidad de la solucin por parte del usuario final.

Supngase un proceso en el cual se requiere una aprobacin masiva de peticiones, por ejemplo, un proceso de pago de facturas en su etapa de aprobacin final. En la fase de pago cuando el responsable de la tesorera debe aprobar las cientos o miles de facturas que se tienen programadas para pago, normalmente en este tipo de procesos se requiere gran agilidad y una informacin bsica como por ejemplo: el nmero de factura, el nombre del proveedor con su NIT, proceso que consumi el producto o servicio y valor de la factura, y esto implica que la tabla tendr mnimo 5 campos; y si multiplicamos esto por 1000 facturas, estaremos hablando de 5000 campos que debe cargar el BPMS solo hablando de la tabla de aprobacin y esto dependiendo de la infraestructura utilizada puede llegar a causar demoras en el formulario que finalmente impactan la experiencia del usuario. En estos casos se debe pensar en soluciones que controlen esto dependiendo de las capacidades de la herramienta utilizada, por ejemplo, se puede pensar en utilizar una paginacin del resultado, siempre y cuando esto sea viable en el proceso, utilizar filtros que garanticen un nmero de campos aceptable para la plataforma o buscar la forma de reducir el nmero de variables que contiene la tabla.

Otro factor que puede generar tiempos extensos durante la ejecucin en la interfaz de usuario, son las extensas consultas asociadas, que pueden tardarse en su ejecucin y esto puede hacer que el usuario perciba una mala experiencia al momento de usar la solucin implementada, dado que estas consultas normalmente se traducen en tiempo que el usuario debe esperar en la aplicacin sin poder ejecutar su proceso.

Por ejemplo, cuando se tiene un formulario que debe ir a consultar a otra aplicacin, para luego retornar cierta respuesta, puede llegar a ser lento. En un proceso de gestin de inmuebles de una agencia de arrendamientos, supongamos que se tiene un proceso de administracin de inmuebles, y en su interfaz, se tiene una opcin para consultar los inmuebles que tienen ciertas propiedades, pero la informacin de estos se encuentra en otro u otros sistemas de informacin, dependiendo de la complejidad de las integraciones entre los sistemas, ser ms o menos rpida la consulta y en ciertos casos puede ser un factor relevante a considerar al momento de implementar una solucin. Si este tipo de servicios lentos se configuran en momentos que son percibidos por el usuario, lo ms seguro es que se tendr una percepcin de lentitud y por lo tanto una mala experiencia.

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Ese tipo de malas prcticas en el volumen de los datos, se pueden presentar en el uso de tablas como se mencionaba anteriormente o al momento de configurar la informacin de las listas desplegables. Una lista desplegable con cientos o miles de valores es un elemento que se debera considerar al momento de disear una solucin.

En conclusin, siempre que estemos diseando las interfaces para usuario final, debemos tener en cuenta que estas deben ser lo ms livianas posibles, buscando unos tiempos rpidos de ejecucin y una agradable experiencia al usar la solucin diseada y en aquellos casos que sea indispensable acudir a alguna prctica que impacte el rendimiento, se debe dimensionar el impacto y negociarlo desde un principio con los usuarios.