Muchas empresas que inician con sus proyectos de BPM se hacen la pregunta de si es necesario crear o no un departamento exclusivo para la mejora continua de procesos. En este artículo nos enfocaremos en responder esta pregunta.
Toda organización que adopta un modelo de Gestión por Procesos o Business Process Management (BPM), debe realizar varios cambios sustanciales en su forma de gestión, lo anterior requiere no solo de un compromiso de todas las partes involucradas sino también de un equipo de trabajo especialista.
Para aquellas empresas que apenas están comenzando con un proyecto de BPM, lo ideal sería crear un centro de excelencia o departamento de procesos. Sin embargo, esto no siempre sucede, por lo general las organizaciones no instauran de inmediato esta área ya que su aparición va enlazada a la madurez de la empresa en cuanto a la gestión por procesos.
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En un comienzo las compañías establecen personas líderes específicas que se encargan de organizar sus actividades con las labores diarias de un Centro de Excelencia hasta definir el alcance de los procesos, es decir, cuáles serán automatizados, si son significativos o no para la organización, etc. De esta forma no se estará constituyendo un departamento de procesos físico como tal, pero sí existirá de manera lógica.
Integrantes de un departamento de procesos
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Gerente de procesos: establece estándares y métodos para la implementación de proyectos; ayuda a definir el ámbito y la prioridad de los proyectos; identifica roles y personal para proyectos, y garantiza habilidades y formación, gobierno de procesos y de proyectos.
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Gestor de procesos: es responsable de impulsar las propuestas de mejora y mantener la comunicación con clientes y proveedores internos y externos de la organización.
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Ejecutivo de negocio: es el responsable del conocimiento local del negocio, es decir, integra la cadena que crea valor para los clientes.
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Analista de procesos: responsable de definir qué eventos se deben supervisar, así mismo diagnostica problemas de los procesos y prescribe soluciones al rendimiento.
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Ingeniero de procesos: responsable de construir y orquestar procesos ejecutables a partir de las soluciones de negocio resultantes del análisis de procesos.
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Arquitecto SOA: responsable de diseñar una arquitectura de software que cumpla con los procesos y servicios de automatizar e integrar.
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Ingeniero de desarrollo y servicios: responsable de automatizar las soluciones de negocio y adaptaciones de desarrollo por medio de la programación.
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Agente de cambio: responsable de proveer los lineamientos y las actividades de identificación de impactos y propuestas de acciones de mitigación.
Elección de la herramienta
Dentro de todo proyecto de BPM es importante que cada compañía analice muy bien cuál herramienta de BPM es la más adecuada para su negocio y la estructura interna.
El software de BPM de Process OnLine es un software 100% web que puede ser ejecutado desde cualquier sistema operativo, cuenta con una arquitectura robusta orientada por servicios (SOA), además de una capa hibernate que le permite conectarse con cualquier motor de base de datos.
Además de estas funcionalidades el software de Process OnLine cuenta con módulos de Gestión Documental, indicadores avanzados de gestión, entre otros.
