¿Qué es un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos?

Con la evolución de la industria y la maduración de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones, también ha progresado la gestión de documentos permitiendo el acceso, consulta, transparencia y disponibilidad de la información. Sin embargo, para que esto funcione de manera efectiva se deben establecer políticas claras acerca de la producción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final porque cada decisión que se tome con el tratamiento de cada uno de los documentos tiene efectos en el patrimonio documental.

Este avance ha permitido que la información independientemente de ser un “documento”, un “documento de archivo”, un “dato” o “contenido” se conciba de manera electrónica y que ésta deba ser gestionada por al menos un componente tecnológico.

Los términos que se deben tener en cuenta cuando se habla de sistemas de información asociados al control y gestión de documentos son:

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Cuando se habla de un Sistema Electrónico de Gestión de Documentos (EDMS), se hace referencia a un sistema de software que controla y organiza los documentos en toda la organización sin importar que se denomine como un documento electrónico de archivo o no.

Los EDMS a diferencia de los ERMS, es que no permiten modificar los documentos una vez que se declaran como documentos de archivo, son herramientas que facilitan la creación, edición, modificación y distribución de documentos electrónicos que se generan en cada uno de los procesos de la gestión operativa de una organización o empresa, teniendo la posibilidad de conservar varias versiones de un mismo documento, según modificaciones o comentarios realizados durante el mismo, y almacenar documentación de apoyo que se considere pertinente para cada uno de los trámites o tareas.

Esto es lo que hace el módulo de Gestión Documental de ProcessOnLine BPMS, un Sistema Electrónico de Gestión de Documentos (EDMS) que permite a nuestros clientes y a sus usuarios no solo crear, editar, modificar y distribuir los documentos, sino que también permite acceder y consultar los documentos desde cualquier parte, almacenarlos, preservarlos y determinar su disposición final.

Información tomada de la Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA

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