Una de las grandes ventajas que ofrece el Software BPMS es el tratamiento de la informacin a partir de la automatizacin, lo que permite hacer un anlisis sobre la actividad en tiempo real, un control ms efectivo sobre los procesos, y una toma de decisiones ms rpida basada en datos concretos y no en suposiciones.

La informacin que maneja una suite de BPM es una de las ms efectivas que hasta ahora se conoce en el mercado, pues permite saber en detalle cmo se est comportando cada uno de los procesos que componen una organizacin.

Parte de las funcionalidades de un software de BPMS es su capacidad de registrar toda la informacin desde que inicia un proceso, que va desde la informacin introducida manualmente, la que se genera automticamente, y la que viene de la interaccin con sistemas, aplicaciones y dispositivos externos.

Tipos de informacin que procesa y/o genera un BPMS

 

  • Informacin no estructurada: es aquella informacin que proviene de proveedores, clientes, personas externas que ha sido archivada, documentada, eliminada, etc. Ejemplos de este tipo de informacin son los archivos, vdeos, imgenes, reglas de negocio, contenidos digitales, por mencionar algunos.

  • Informacin estructurada: es la informacin creada, modificada generada no solo por el software BPMS, sino tambin a travs de las aplicaciones internas, sistemas, dispositivos o internet.

  • Informacin sobre actividades de los procesos: es la informacin tcnica proveniente de todas las actividades en cuanto accesos, errores, estadsticas en semanas, das o meses, as como responsables, tiempos, costos, pendientes, alarmas, etc.

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  • Informacin de indicadores, estadsticas y anlisis: una suite de BPMS permite acceder a informacin como el BAM (Business Activity Monitoring), indicadores, reportes sobre uno o varios procesos para su anlisis o sobre el comportamiento de la empresa en general.

  • Informacin de las reglas de negocio: comprende todas las normativas, estrategias y procedimientos que se deben cumplir para el funcionamiento exitoso de los modelos del proceso.

Un buen software de BPM ayuda a que todo este tipo de informacin se convierta en conocimiento relevante para toda la compaa, de modo que se puedan establecer decisiones soportadas en datos y situaciones reales.

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