Una de las grandes ventajas que ofrece el Software BPMS es el tratamiento de la información a partir de la automatización, lo que permite hacer un análisis sobre la actividad en tiempo real, un control más efectivo sobre los procesos, y una toma de decisiones más rápida basada en datos concretos y no en suposiciones.
La información que maneja una suite de BPM es una de las más efectivas que hasta ahora se conoce en el mercado, pues permite saber en detalle cómo se está comportando cada uno de los procesos que componen una organización.
Parte de las funcionalidades de un software de BPMS es su capacidad de registrar toda la información desde que inicia un proceso, que va desde la información introducida manualmente, la que se genera automáticamente, y la que viene de la interacción con sistemas, aplicaciones y dispositivos externos.
Tipos de información que procesa y/o genera un BPMS
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Información no estructurada: es aquella información que proviene de proveedores, clientes, personas externas que ha sido archivada, documentada, eliminada, etc. Ejemplos de este tipo de información son los archivos, vídeos, imágenes, reglas de negocio, contenidos digitales, por mencionar algunos.
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Información estructurada: es la información creada, modificada generada no solo por el software BPMS, sino también a través de las aplicaciones internas, sistemas, dispositivos o internet.
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Información sobre actividades de los procesos: es la información técnica proveniente de todas las actividades en cuanto accesos, errores, estadísticas en semanas, días o meses, así como responsables, tiempos, costos, pendientes, alarmas, etc.
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Información de indicadores, estadísticas y análisis: una suite de BPMS permite acceder a información como el BAM (Business Activity Monitoring), indicadores, reportes sobre uno o varios procesos para su análisis o sobre el comportamiento de la empresa en general.
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Información de las reglas de negocio: comprende todas las normativas, estrategias y procedimientos que se deben cumplir para el funcionamiento exitoso de los modelos del proceso.
Un buen software de BPM ayuda a que todo este tipo de información se convierta en conocimiento relevante para toda la compañía, de modo que se puedan establecer decisiones soportadas en datos y situaciones reales.
