Al diagramar procesos frecuentemente nos encontramos con situaciones que requieren la utilizacin de tareas y subprocesos mltiple instancia, debemos tener en cuenta que al automatizar un proceso se tiene una unidad de trabajo, es decir, si automatizamos un proceso de recepcin de facturas, esta unidad de trabajo es una factura, pero, si por el contrario automatizamos un proceso que es iniciado por una lista de clientes deudores, la unidad de trabajo ser esta lista y habrn momentos en los cuales necesitaremos atender a cada cliente de la lista de forma independiente. Es esta una de las situaciones en las cuales se hace necesaria la utilizacin del comportamiento mltiple instancia ya sea como subproceso o como tarea.

Inicialmente se debe determinar si utiliz un subproceso o una tarea, y para esto, es necesario analizar el proceso y definir qu es lo ms apropiado.

Continuando con el ejemplo de la lista de clientes deudores, en situaciones en las cuales solo se requiere el control de cada cliente en una actividad, con el uso de una tarea mltiple instancia es suficiente, de esta forma, el proceso se divide en mltiples casos (uno por cada cliente), y luego dependiendo de la configuracin de salida que se tenga, se espera a que todos los casos sean terminados para continuar con el proceso, o se contina caso por caso, por el contrario, cuando se deben ejecutar dos o ms actividades con este detalle, se debe utilizar el subproceso mltiple instancia en el cual el proceso se dividir en varios casos dependiendo del nmero de clientes registrados y cada uno vivir de forma independiente el proceso inmerso en el subproceso mltiple instancia, para luego salir consolidado cuando todos los procesos se terminen o uno a uno dependiendo de la configuracin de salida que se le de al subproceso.

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Despus de decidir si se va a utilizar una tarea o un subproceso mltiple instancia, es importante pensar en la automatizacin de estos a nivel de formularios y funcionamiento, lo primero que se debe pensar es cmo se va a definir el nmero de instancias a crear en la mltiple instancia. Normalmente este nmero es determinado por un campo numrico que indica el nmero de casos a crear, como el resultado de contar el nmero de filas de una tabla o de la interpretacin de un archivo dependiendo de las capacidades del software utilizado y los requisitos del proceso.

Otro factor a tener en cuenta con este tipo de comportamiento es manejo de los datos, continuando con el ejemplo de la lista de clientes deudores, imaginemos un formulario del proceso en el momento en que se est trabajando con la lista completa, este debera contener una especie de variable tipo tabla que me permita tener en una sola ventana la informacin de todos los clientes deudores, pero luego cuando se entra al comportamiento mltiple instancia interesa que cada tarea tenga solo la informacin del cliente a tratar y no la de los dems, dado que si esta tarea contiene la informacin de todos los clientes, el usuario no va a saber con claridad a qu usuario se est refiriendo cada una de las tareas de la mltiple instancia. De esta forma, cada vez que se pase a una tarea o subproceso mltiple instancia, se debe replantear el formulario del proceso para pasar de un formulario general a uno particular y luego cuando se salga del comportamiento mltiple instancia, se debe retornar al manejo consolidado conservando la informacin detallada que se diligenci para cada uno de los casos particulares dentro de esta.

De esta forma hemos dado un breve repaso de los cuidados y consideraciones que se deben tener al momento de utilizar los procesos y tareas mltiple instancia.

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